How To Insert A Text Box In Google Docs
Whether you have a picture and want to include some text on top of it, or you need to position text in a way that is difficult with traditional means, then our insert text box Google Docs tutorial below can help you to add that object to your document.
How to Add Text Box in Google Docs#
Our article continues below with additional information on inserting a text box in Google Docs, including pictures of these steps. When you have cells overlapping the text in other cells, then you can read our Google Sheets text not wrapping guide and find out how to fix that problem. Google Docs provides you with a lot of tools and formatting options that allow you to create the type of document that you need. However, you may be wondering how to insert a text box in Google Docs because there isn’t an obvious way to do so in the application. While much of the content that you add to a document in Google Docs will be done by simply clicking in the document and typing, you may have other needs. Certain document layouts can only be accomplished by positioning content in a way that is not achievable via standard document editing. Luckily you can use text boxes in Google Docs to accomplish this. But adding a text box in Google Docs isn’t as simple as it is in other word processing programs like Microsoft Word, and you need to use an additional tool to insert a text box in a Google Docs document. Our guide below will show you where to go to complete the insert text box Google Docs process, as well as how you can edit text box information after it’s been added. If you’ve been trying to find a simple way to move content to the next page, then our page break in Google Docs article can show you how.
How to Add a Textbox in Google Docs Document (Guide with Pictures)#
The steps in this article were performed in the Google Chrome desktop Web browser, but it will also work in other desktop browsers like Firefox or Edge. Other Google Apps can have text boxes, too. This guide will show you how to remove a text box in Google Slides. You can edit the text box later by either double-clicking on it in the document, or clicking on it once, then selecting the Edit option. This is going to open the Drawing dialog box which will allow you to draw your text box shape and utilize the rest of the drawing tool’s commands. When you double click Edit, it will bring you back to the drawing area, where you will be able to add custom shapes, or format your text box in other ways. Alternatively, you could elect to add a shape with the drawing tool, then double-click inside that shape and start typing. You can also use Google’s dedicated Drawing tool, then add the text box created there to your document.
How to Add a Google Drawing Text Box to Google Docs#
One option that you may not be familiar with in Google Drive is the “Google Drawings” app. You can create a new drawing in Google Drive by clicking the “New” button, selecting “More”, then “Google Drawings.” This is going to open the same drawing canvas that we accessed through Google Docs before. One benefit of this option is that you can then easily re-use that drawing again in the future for other documents. Google Drawings files can be added in the same manner as a picture to Google Docs. Simply go to Insert > Drawing > From Drive.
How to Use a Single Cell Table as a Text Box in Google Docs#
One other option that you might consider for adding a text box in Google Docs is to create a table with one cell. You can do this by going to Insert > Table and clicking the top-left box. This can create something that looks like a text box, which can be ideal if that is the effect that you want. Essentially, you are creating a table that only has one column and one row. If you position your mouse cursor on any of the table borders, the cursor icon will change, and you can drag it to the desired size. Another benefit of the single cell table text box is that you can actually edit and format the text directly from Google Docs. The drawing method will always require you to double-click the drawing and open it on the canvas, which is a little less efficient.
Can you enter a text box in Google Docs?#
When learning how to insert a textbox on Google Docs, you will likely explore most of the options in the menu bar at the top of the window. But unlike figuring out how to add a text box in other word processing applications like Microsoft Word, the Google Doc insert text box method uses a drawing tool instead. While this drawing method is an interesting alternative to add a text box to a document, the drawback is that you need to go back into this tool when you want to edit the information inside of it. So you simply double-click on the box in the document to open the drawing tool, then you can click inside the box to add or edit the text. Note that if you wanted to change the color of the box you would also do it on this menu. Click the Fill color button at the top of the window, then choose the color for the background. You also have other options such as adding an image to the text box as well.
How do you put a text box on a picture in Google Docs?#
Now that you know how to insert text box on Google Docs you may eventually encounter situations where you want a Google Docs text box in some atypical situations. One such situation involves adding a picture to the document, then writing text over top of it. But you will discover that you can’t simply use the drawing method to create a text box, then click and drag the text over top of your image. Alternatively, you aren’t able to add a new object directly on top of an existing image. Fortunately, the Drawing tool is a little more than just a way to add text boxes, and you are able to insert images, too. So if you are trying to place a text box over an image in Docs, go to Insert > Drawing then click on the Image icon in the toolbar and add the picture. Then you can click the Text box icon and draw your object, then add the text. Finally, drag the text box over the top of the picture to achieve the desired result. Note that you may need to experiment with different text colors or fill colors as well, otherwise the text may be difficult or impossible to read.
How do I include a text box?#
As mentioned in the article above, you can add one by choosing the location where you want it to appear in the document, then clicking the Insert tab, followed by the Drawing option. The Text box icon is then available in the toolbar above the window. You can then use your desired formatting command to rotate or position the text box. After you have drawn the object and added the words to it, you can click the Save and Close button to insert it into the document. Any additional edits can be accomplished by double-clicking on it inside the document, where you will be taken back to the Drawing tool. There are some additional features available in this application that allow you to control the appearance of your content. For example, inserting a table can be a useful option when you need to show a lot of data that doesn’t really fit well into paragraph format. This is done by going to Insert > Table and choosing the number of rows and columns. Additionally, if you need to adjust the appearance of content that you have already added to the document, you can do so by clicking and dragging with your mouse to select the text, then choosing the various options in the toolbar above the document. For example, you could change the font or the font size for that selected text. Find out how to change margins in Google Docs if the existing margin settings are different from what your document requires.
More Information on How to Insert a Google Docs Text Box#
Unlike other word processing applications such as Microsoft Word, Google Docs requires you to use the Drawing tool in the application rather than simply adding a text box from the Insert menu. If you are new to working in Google Docs, then this can be a little confusing. However, once you are accustomed to how the drawing tool interacts with other objects in your Google Doc, then it makes a bit more sense. This is of particular importance when you need to layer objects, such as when you need to know how to insert a text box over a picture in Google Docs. To accomplish this, you need to add the picture to a drawing canvas first, then add the text box on top of the picture in the drawing tool. This is a nice way to accomplish the desired result as you have a lot of freedom to move objects around in the Drawing tool, which may not be as easy to accomplish in Microsoft Word. While you are adding a fillable text box to your document, the desired formatting command options for that text box, as well as the option to manipulate text boxes, are only accessible when double-clicking the text box in the document. Google Docs lets you format the text box in several ways. You can adjust the text box border, weight, line styles, and color using the icons in the toolbar above the canvas. You will also note some other options like a fill icon that lets you add a background color to the text box, as well as a Shapes icon that lets you add other shapes to the drawing.
How to Insert a Text Box or Custom Shape in Google Docs#
While we have focused on adding text boxes to Google docs documents in the tutorial above,m you can use a similar method if you wish to add a custom shape to your Google Doc. Simply go to the Insert menu and select the Drawing option from the drop down menu, like you were doing to add text boxes with the steps above. You can then click the Shape tool in the toolbar, then select one of the options from the drop down menu there. There are more shapes on this menu than you might expect, with options like arrow, callout, and equation symbols in addition to a traditional shape option like a rectangle, triangle, or oval. Once you have chosen a shape, you can click and drag on the drawing canvas to insert it. If you want to draw your own shape, then you can use the Line tool in the toolbar and then select the Scribble option. This allows you to insert a freehand shape into the drawing, which you can then add to the document. So while adding text boxes via the Drawing tool is a beneficial way to customize your document, that tool has a lot more options to it that can let you add the content to your Google Doc that your project requires.
How to Format a Text Box in Google Docs#
Once you have created some text boxes for your Google doc files, you may find that you need to change something about them. If you click on the text box you can use some of the options in the toolbar to adjust the appearance of the text box. This includes options like:
Fill color – when you click the Fill color paint bucket icon you can choose a color from the dropdown menu , which will fill in the empty space in the text box. Border color – If a border for one of your text boxes in visible, then it probably has a black border. You can change this to basically any other color, however. Border weight – this is probably one of the drawing tool’s commands that is used less often, but changing your border width can have a dramatic effect on the way it looks. Border dash – the borders of your text boxes are going to be solid lines by default, but there are some other line styles available that you might enjoy.
You can also select the text inside of the text box, then change things like the Font, Font size, and Font color.
How to Arrange Text, Shapes, Diagrams, and Lines in Google Docs#
One final thing to familiarize yourself with regarding Google Doc text boxes is the fact that you can layer objects in a drawing. We have previously discussed doing this with text and an image, but you can also use it to draw on top of picture with the scribble tool, or put text on top of a shape. Once you have at least two objects in your drawing dialog box, you can click and drag on them until they are on top of one another. You can then right-click on one of the objects, choose the Order option, then choose from the following contextual menu options:
Bring to front Bring forward Send backward Send to back
Note that an ordering option might be grayed out depending on the current location of an object. For example, if an image is already on the top layer, then you won’t be able to use the Bring to front or Bring forward command because there’s nothing to be done. You can also click on the text box once to select it, then press the Delete or Backspace key to delete it. – Line– Shape– Text box– Image Simply click on the object in the document, where you will see a menu appear below the object. The options on this menu include: – Edit– In line– Wrap text– Break text– Behind text– In front of text Text boxes in Google Docs are a bit more versatile in what you are able to accomplish as far as layout and positioning are concerned. Once you have inserted the text box in the document, you are able to type content into that box. What makes this different from the standard locations for text, like the document body or a spreadsheet cell, is that you can move the text box to different locations in the document that you wouldn’t be able to achieve with traditional layouts. You can also format the text box content in ways that you can’t apply to regular text. Once you get to the drawing dialog box, you can place text boxes on top of pictures or shapes, you can put a background color behind text, use unusual font sizes, orientations, and alignments, and generally achieve the look or layout that you might want for some custom content in your document. After receiving his Bachelor’s and Master’s degrees in Computer Science he spent several years working in IT management for small businesses. However, he now works full time writing content online and creating websites. His main writing topics include iPhones, Microsoft Office, Google Apps, Android, and Photoshop, but he has also written about many other tech topics as well. Read his full bio here.
Как пользоваться Google Docs: создание документа, работа с текстом
Google Docs — это бесплатный облачный сервис для работы с текстом. С его помощью вы сможете создавать и редактировать текстовые файлы, делиться ими с коллегами, распечатывать и даже публиковать в сети. У вас всегда будет доступ к созданным файлам — их можно открыть с компьютера, планшета и даже смартфона. Это сервис намного удобнее стандартных текстовых редакторов — MS Word, LibreOffice Writer и т. п.
Меню сервиса с готовыми шаблонами для документов и последними созданными файлами.
Если сравнивать Google Документы с классическим текстовым редактором MS Word, то сервис может похвастаться кучей плюсов. Среди них:
- Бесплатный доступ ко всем инструментам. Чтобы пользоваться Google Docs, не нужно покупать лицензию. Все инструменты сервиса в свободном доступе. Просто зарегистрируйте Google-аккаунт и используйте Документы с любого устройства.
- Облачное хранилище. С Google Документами вы не привязаны к компьютеру. Даже если ноутбук подвиснет и вам придётся перезагрузить технику, все изменения в файле сохранятся. MS Word не может похвастаться таким преимуществом. Если документ завис, вам будет доступна версия последнего сохранения. Тут уж всё зависит от того, когда вы последний раз нажимали комбинацию Ctrl+S.
- Автоматическое сохранение. В Google Документах файлы сохраняются автоматически через определённый интервал времени — практически сразу после того, как вы внесёте в файл изменения. А если вы подключите офлайн-доступ, то документы будут сохраняться даже при потере интернет-соединения.
- Простой обмен файлами. Забудьте о копировании файлов на флешки или передачу документов с помощью электронной почты. Чтобы поделиться с коллегой презентацией или отчётом, просто включите доступ по ссылке. Установите по желанию тип доступа — Редактирование, Только просмотр или Комментирование — в зависимости от вашей цели.
- Коллективная работа с документами. Дайте ссылку с доступом для Редактирования и работайте над текстом вместе со своими коллегами в режиме реального времени.
- Голосовой ввод. Надиктовывайте текст, если устали печатать. Google Документы умеют воспринимать речь. Просто подключите гарнитуру, выберите в инструментах «Голосовой ввод», наговорите текст и отредактируйте его.
- Безграничный доступ ко всем изменениям. Просматривайте любые внесённые изменения прямо из файла с текстом.
- Независимость от платформ. В Google Документах можно работать со смартфона на Android или iOS, с ноутбука на Windows и Mac OS. Устанавливать дополнительный софт не нужно.
Но минусы у облачного сервиса всё же есть. Сервис зависит от интернета. Вы можете редактировать файлы, настроив офлайн-доступ, но не сможете делиться файлами при отсутствии подключения. Скорость подключения к интернету практически не влияет на работу сервиса — даже сидя с телефона вы можете без проблем редактировать файлы в Google Docs.
Есть и ещё один минус — привязка к вашему Google-аккаунту. Если вы потеряете к нему доступ и не сможете восстановить, лишитесь всех файлов в своём облачном хранилище.
Один из готовых шаблонов в Google Документах. Не нужно выдумывать велосипед — просто отредактируйте текст и поделитесь им с коллегами или друзьями.
Сервис Google Docs может заменить MS Word, облегчив работу над текстовыми документами. Изучите это руководство, чтобы быстро освоить новый инструмент. Материал будет полезен копирайтерам, журналистам, контент-менеджерам, писателям, редакторам и всем тем, кому приходится время от времени работать с текстом.
Начало работы в Google Docs
Зарегистрируйте Google-аккаунт, чтобы начать работу в сервисе Google Документы. Если он у вас уже есть, авторизуйтесь и пройдите по этой ссылке.
Вы увидите главное меню сервиса. Можно приступать к работе с документами.
Как создать документ в Google Docs
Чтобы создать новый документ в сервисе, кликните по иконке «Пустой файл» в меню шаблонов.
Откроется новый документ, в котором вы можете набрать текст, вставить изображения, таблицы, диаграммы и многое другое.
Создать новый файл в Google Docs можно и в главном меню Google Диска. Нажмите в левом верхнем углу на кнопку «+ Создать».
Во всплывающем меню кликните по «Google Документы — Создать новый документ». После этого откроется новое окно с файлом, в котором вы сможете набрать текст.
Структуру текста, отступы на страницах, графику — всё это придётся делать вручную. Если вы хотите облегчить себе работу, изучите набор шаблонов в Google Документах и воспользуйтесь одним из них.
Шаблоны
В Google Документах десятки шаблонов, с помощью которых вы быстро создадите документ с нужными настройками. Чтобы ознакомиться со всем списком шаблонов, кликните в главном меню по ссылке «Галерея шаблонов».
В списке вы найдёте шаблоны для резюме, писем, рассылок, брошюр, проектных предложений и многое другое. Чтобы создать документ, просто кликните по понравившемуся шаблону, и он откроется в новой вкладке.
Останется лишь отредактировать текст в документе, сохранить его к себе на компьютер или поделиться ссылкой с коллегами.
Работа с файлами
В Google Документы можно загружать практически любые файлы — например, картинки, таблицы или тексты в формате .docx. Сервис преобразует содержимое за пару секунд.
Как открыть вордовский файл (docx)
Чтобы открыть файл в формате .docx в сервисе, создайте новый документ, кликните в панели инструментов по вкладке «Файл» и нажмите на «Открыть». В открывшемся окне перейдите в раздел «Загрузка», нажмите на кнопку «Выберите файлы на компьютере». Как вариант — просто перетащите нужный файл в область окна.
Сервис преобразует файл в родной формат, и вы сможете отредактировать свой текст.
Сохранение документов
Все файлы в Google Документах сохраняются автоматически в онлайн-режиме. Вы ничего не потеряете, если компьютер зависнет или оборвётся интернет-соединение.
Если у вас часто глючит сеть, настройте офлайн-доступ. Перейдите в настройки Диска, найдите раздел «Офлайн-доступ» и поставьте галочку.
После этого вы сможете редактировать Google Документы, Таблицы и Презентации без подключения к Wi-Fi или мобильной сети.
Как скачать документ
Любой файл, созданный в Google Документах, можно скачать себе на компьютер. Для этого кликните по разделу «Файл» на панели инструментов и выберите в списке «Скачать как». Сервис предложит выбрать один из доступных форматов:
- .docx;
- .odt;
- .rtf;
- .txt;
- .pdf;
- .epub;
- веб-страница — html или .zip.
Кликните по нужному формату в списке, и файл автоматически загрузится в папку «Загрузки» на ваш компьютер.
Чем больше вес файла, тем дольше Google Документы будут преобразовывать и скачивать его.
Как работать в Google Docs
Давайте детальнее разбираться, как работать с текстом в Google Документах.
Настройка стилей
В Google Docs есть такое понятие, как стили. Они визуально оформят текст, сделав его удобным для восприятия.
Чтобы задать для фрагмента текста определённый стиль, выделите этот фрагмент, нажмите по выпадающему меню со стилями на панели инструментов и выберите подходящий стиль, наведя на него курсор и нажав на «Применить стиль».
В Google Docs вы можете устанавливать собственные стили. Чтобы сделать это, выделите текст с нужным стилем, нажмите «Формат — Стили абзацев — Основной текст, Заголовок, Подзаголовок», а затем «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом». Стиль изменится только в рамках редактируемого документа.
По такому же принципу вы можете устанавливать и менять стили по умолчанию.
Заголовки
В Google Документах легко структурировать текст, используя заголовки и подзаголовки. Инструменты для форматирования текста вы найдёте на панели инструментов.
Просто выделите фрагмент текста и форматируйте его. А чтобы структура текста всегда была на виду, кликните по разделу «Вид» на панели инструментов и поставьте галочку у «Показать структуру документа».
Структура документа отобразится в левой части интерфейса. В любой момент вы сможете перейти к нужному фрагменту текста, кликнув по подзаголовку.
Картинки
Текст, созданный в Google Документах, можно легко дополнить графикой — изображениями и рисунками. Чтобы вставить их в документ, найдите на панели инструментов раздел «Вставка», наведите на «Изображения» и выберите, откуда вы хотите загрузить графику.
Есть шесть способов:
- загрузить изображение с компьютера;
- найти в интернете;
- добавить с Google Диска;
- загрузить из Google Фото;
- сделать снимок с веб-камеры;
- вставить URL.
После загрузки изображения вы сможете его отредактировать. Чтобы обрезать изображение, кликните по нему сначала левой кнопкой мыши, а затем правой. Выберите в списке «Обрезать» и потяните за одну из сторон рамки.
Изображение можно повернуть вокруг своей оси, скопировать, выровнять, масштабировать.
Все изменения сохранятся автоматически. Отменить их можно комбинацией клавиш Ctrl+Z.
Списки
В текст можно вставить нумерованные и маркированные списки. Для второго вида списков есть несколько вариантов маркёров.
Просто выделите фрагмент текста и выберите на панели инструментов вид списка.
Таблицы
В Google Документах текст можно дополнить таблицей. Нажмите на раздел «Вставка» на панели инструментов, найдите «Таблицы», укажите количество ячеек и столбцов.
Отредактируйте таблицу, кликнув правой кнопкой мыши по любой ячейке.
В «Свойствах таблицы» вы можете изменить ширину столбцов, высоту строк, изменить цвет фона и границ таблицы, выравнивание ячеек и самой таблицы. Сохраните изменения, кликнув по кнопке «Ок».
Проверка правописания
В Google Docs есть встроенный инструмент для проверки правописания. Он расположен в «Инструменты — Проверка правописания».
Этот инструмент можно вызвать комбинацией Ctrl+Alt+X. Сервис отыщет, по его мнению, ошибки в тексте, предложит их заменить, пропустить или добавить в словарь.
В той же вкладке есть «Личный словарь». Добавьте в него часто используемые слова, которые сервис может принять за ошибки.
История изменений
Вы можете посмотреть всю историю изменений документа, кликнув по ссылке на панели инструментов.
Сервис откроет окно, в котором будет информация обо всех изменениях документа.
Кликнув по какой-либо версии, вы узнаете, что именно изменили в тексте.
Совместная работа
В Google Документах можно работать над одним текстом, таблицей или презентацией совместно с другими людьми. Просто поделитесь ссылкой с доступом на редактирование с коллегами и делайте проект вместе. Это несложно.
Как поделиться ссылкой
Чтобы поделиться ссылкой, кликните по кнопке «Настройки доступа» в правом верхнем углу экрана.
Добавьте имена или email людей, которым хотите дать доступ к файлу. Укажите их контакты в поле формы.
Нажмите на иконку с изображением карандаша и установите тип доступа — редактирование, комментирование или просмотр. Нажмите «Готово». Указанным адресатам придёт письмо на почту с уведомлением о доступе к файлу.
Поделиться ссылкой на документ можно и другим способом. Кликните по надписи «Копировать ссылку общего доступа».
Выберите тип доступа, нажмите на кнопку «Копировать ссылку» и кликните по «Готово». Ссылка на файл скопируется в буфер обмена, а вы сможете поделиться ей в письме на email или в социальных сетях.
Ещё один способ предоставить другим людям доступ к Google Документу, кликнуть по разделу «Файл» на панели инструментов и нажать на «Совместный доступ». Откроется такая же форма, в которой вы сможете выбрать тип доступа и скопировать ссылку в буфер обмена.
Совместная работа (комментарии, рекомендации)
Когда вы работаете над документом в сервисе совместно, оставляйте комментарии и рекомендации для других участников. Выделите фрагмент текста, кликните по разделу «Вставка» и выберите «Оставить комментарий». В открывшейся форме напишите комментарий и нажмите на кнопку «Комментировать».
Другие участники увидят, что вы написали, когда откроют документ. По такому же принципу вы можете оставлять в тексте советы другим участникам.
Найдите в верхнем правом углу интерфейса иконку с изображением карандаша и кликните по ней. Во всплывающем меню выберите режим «Советовать».
После этого все ваши действия в документе будут выводиться в виде советов — ранний текст будет перечёркнут, а справа отобразится комментарий с вашими рекомендациями.
Чтобы выйти из этого режима, снова нажмите на иконку выбора режима и переключитесь на «Редактировать».
Дополнения и плагины в Google Документах
Чтобы сделать работу в сервисе Google Документы ещё более удобной, установите дополнения и плагины. Список дополнений можно найти в интерфейсе сервиса — на панели инструментов есть раздел «Дополнения». Кликните по нему, а в выпадающем меню нажмите на «Установить дополнения».
Выберите в списке нужное дополнение и нажмите на кнопку «Бесплатно».
Дополнение запросить доступ к вашему Google-аккаунту. Разрешите ему управлять и просматривать данные в Google Документах, нажав на кнопку «Разрешить». Дополнение установится в сервис через 10–15 секунд.
Для пишущих людей будет полезен следующий список плагинов:
- Главред — помогает вычищать текст от словесного мусора, канцеляритов.
- Translate — кому нужен встроенный переводчик.
- Verity Spell — подсказки по правописанию для тех, кто пишет на английском.
- Doc To Form — помогает быстро создавать опросники по тексту из документа.
- MathType — для тех, кто часто вставляет в текст формулы.
- Styles — огромный список дополнительных стилей.
- Goophy — кому нужна огромная библиотека GIF-анимаций.
- Insert Icons for Docs — для тех, кто часто использует в тексте иконки.
- Doc Tools — для быстрого редактирования шрифта, регистра, цвета и т. д.
- Easy Accents — для тех, кто пишет на французском, немецком, чешском и других языках.
Помимо дополнений, попробуйте установить плагины для браузера. Они доступны для скачивания в интернет-магазине Chrome. Обязательно установите Google Docs offline, чтобы иметь возможность работать в сервисе офлайн и автоматически загружать данные в облачное хранилище при подключении к интернету. Просто найдите плагин в интернет-магазине, кликните по нему и нажмите на кнопку «Установить».
Сервис Google Документы будет полезен копирайтерам, редакторам, интернет-маркетологам, SEO-специалистам. Зарегистрируйтесь, чтобы узнать обо всех преимуществах на собственном опыте.
Полное руководство по Google Docs: все, о чем вы не знали, но боялись спросить
«Документы» – бесплатный веб-сервис от Google, не уступающий MS Word. Читайте и сохраняйте наше руководство – такой концентрации лайфхаков для работы в Google Docs нет больше нигде.
Плюсы и минусы Google Docs
Сравнивать будем с главным конкурентом – MS Word.
- Сервис бесплатный. Конечно, Word можно «спиратить», и он тоже станет бесплатным. Но в коммерческих организациях этим заниматься нельзя – попадете на серьезный штраф.
- Все хранится в облаке. Если компьютер сломался или завис, информация останется целой. MS Word тоже может работать с облачным хранилищем, но Google использует его по умолчанию – вам не придется заморачиваться с выгрузкой.
- Простой обмен файлами. Отправили ссылку – человек получил документ. Сэкономите кучу времени вам, коллегам и клиентам.
- Инструменты для коллективной работы. Над одним файлом может работать несколько человек одновременно. При использовании Word это сделать сложнее, но тоже возможно.
- Удобная история изменений. Удалили что-то важное, а потом написали еще 2 страницы текста? Нажимать Ctrl + Z тысячу раз вам не потребуется.
- Голосовой ввод. Устали глаза? Хочется поработать на диване? Просто надиктуйте текст искусственному интеллекту Google. Он довольно хорошо понимает русскую речь, а главное – постоянно обучается.
- Кроссплатформенность. Google Docs работает на любом устройстве с любой операционной системой, в которой есть привычный веб-браузер.
- Все изменения сохраняются автоматически. Забудьте про Ctrl+S. Вы вводите символ – сервис сохраняет изменения. Если компьютер выключится, вы не потеряете ни единого слова.
- Работает медленнее. Особенно с объемными текстами при низкой скорости интернета. Там, где Word «летает», Google Docs может спотыкаться.
- Зависит от аккаунта. Все документы хранятся на облаке, которое привязано к вашей учетной записи. Лишитесь доступа – лишитесь всего.
- Зависит от разработчика. Если «Роскомнадзор» решит заблокировать Google, что будет с вашей работой? Впрочем, проблема решается резервными копиями в docx-формате.
- Зависит от интернета. Без доступа к сети вы сможете открыть только файлы, заранее сохраненные оффлайн. Но редактировать их будет можно: изменения подтянутся к онлайн-версии, когда вы подключитесь к интернету.
В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров
Начало работы в Google Docs
Для начала вам нужен аккаунт Gmail. Если еще не зарегистрировались, сделайте это. Сразу после регистрации вы сможете пользоваться GooGle Docs. Для этого перейдите по ссылке.
Вы попадете в главное меню сервиса. Здесь находится список последних документов, с которыми вы работали, и кнопка «Создать». Нажмите на нее.
Нажмите на знак + (пустой файл)
После этого вы попадете на страницу, визуально напоминающую MS Word, и сможете приступить к работе с текстом.
Интерфейс Google Docs напоминает MS Word
Другой способ начать работу – через Google Диск. Он создается автоматически, как только вы регистрируетесь в Gmail. Зайдите в сервис и нажмите кнопку «Создать»:
Создаем пустой документ или используем шаблон:
Создание файла через Google Диск
Если вы уже создавали какие-то файлы, просто откройте их, чтобы продолжить работу.
Чтобы вернуться в главное меню, щелкните по логотипу Google Docs в верхнем левом углу.
Возврат в главное меню Google Docs
Как открыть docx-файл
В Google Docs можно работать с документами, созданными в Microsoft Word, без ограничений. Для этого нужно зайти в меню «Файл» и нажать «Открыть».
Выберите пункт «Загрузка» и укажите путь к документу на компьютере.
Как сохранить документ в Google Docs
Как только вы создаете документ, он автоматически сохраняется на Google Диске. Чтобы переименовать файл, кликните по названию в левом верхнем углу и впишите новый текст.
По умолчанию все документы сохраняются в корневой каталог вашего Google Диска. Вы можете поместить их в любое другое место. Для этого кликните на значок «Переместить объект». Создавайте папки и размещайте в них свои проекты.
Папки в Google Docs
Вы также можете перемещать объекты в самом Google Диске. Просто перетягивайте их в нужные папки, как будто работаете с Проводником Windows.
Работа с Google Docs напоминает работу с Проводником Windows
Если вам нужно сохранить файл не в облаке, а на компьютере, просто скачайте его. Откройте меню «Файл», «Скачать» и выберите нужный формат.
Скачиваем файл в удобном формате
Работа с текстом в Google Docs
Панель инструментов
Здесь находится большинство инструментов, нужных для работы с текстом.
Панель инструментов Google Docs
- Отменить–Повторить. Отменяет последнее действие или совершает его еще раз.
- Печать. Отправляет документ на печать.
- Проверка грамматики и орфографии. Запускает проверку по всему тексту и предлагает внести изменения.
- Копировать форматирование. Выделите текст и нажмите на эту кнопку, чтобы сохранить параметры форматирования (шрифт, цвет, размер, выравнивание). Теперь выделите другой текст, чтобы применить параметры к нему.
- Масштаб. Увеличивает страницу, не изменяя размеров листа и шрифта – это просто для вашего удобства.
- Стили. Шаблоны для оформления текста, между которыми можно быстро переключаться. Удобно для создания заголовков и форматирования скопированного из внешних источников текста.
Заголовки в Google Docs
- Шрифт и размер. По умолчанию шрифтов немного, но в библиотеке Google Docs бесплатно доступны десятки шрифтов. Рассказали, как их установить, в статье «13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз».
- Эффекты и цвет. Жирный, курсив, подчеркивание. Здесь же выбирается цвет текста и маркерного выделения.
- Вставить ссылку. Создает гиперссылки в документе.
- Комментарий. Добавляет заметки и напоминания на полях.
- Вставить изображение. Позволяет добавить в документ картинку с компьютера, из интернета по ссылке или из Google Фото. Также здесь можно сделать фотографию с камеры устройства и сразу добавить ее в документ.
- Выравнивание. Текст можно «прижать» к левому или правому краю листа, разместить по центру или сделать все строчки одинаковыми по ширине.
Выравнивание текста в Google Docs
- Межстрочный интервал. Задает расстояние между строками текста.
- Списки. Контрольный список создает список задач с чек-боксами, в которых можно ставить галочки. Далее идут нумерованные и маркированные списки.
- Отступ. Расстояние от края листа до текста.
- Очистить форматирование. Удаляет все эффекты с текста.
- Способы ввода. Вызывает различные экранные клавиатуры.
Если на экране не хватает места для всех инструментов, часть из них скрывается за иконкой с тремя точками (кнопка «Развернуть»).
Работа с изображениями
Вы можете вставлять в текст изображения, если они нужны. Просто скопируйте картинку в документ или «перетащите» ее с сайта.
Пример вставленной картинки
Другой способ – инструмент «Изображение» в меню «Вставка».
Вставка изображения через меню
Здесь вы можете сделать снимок с веб-камеры, указать ссылку на картинку, загрузить файл с компьютера или даже использовать поиск Google.
После загрузки изображения вы можете задать его размеры, повернуть и настроить обтекание текстом. Изображение можно копировать, переставлять, превращать в гиперссылку, выравнивать по любому краю листа или по центру.
В контекстном меню есть раздел «Настройки изображения». Здесь можно изменить прозрачность, яркость, контрастность и цветопередачу картинки.
В Google Docs можно обрезать картинки, убирая ненужные части изображения. Для этого в контекстном меню выберите пункт «Обрезать изображение» и с помощью рамок укажите область, которую нужно оставить.
Двойной щелчок по картинке тоже вызывает рамку для обрезки.
Как работать в «Фотошоп»: полное руководство для начинающих
Работа со списками
Списки создаются с помощью кнопок «Маркированный список» и «Нумерованный список» на панели инструментов. Вы можете переключаться между ними в любой момент.
Списки в Google Docs
Новый пункт списка создается с помощью клавиши Enter. Если нужно написать что-то с новой строки, не создавая новый пункт, используйте Ctrl+Enter. А двойное нажатие на Enter, если вы находитесь во вложенном списке, создаст пункт на уровень выше.
Стрелочки возле кнопок позволяют выбрать внешний вид маркеров (арабские или римские цифры, точки или галочки и т.д.).
Стили оформления списков
Уже созданные маркеры можно менять, если выделить их, а затем кликнуть правой кнопкой мыши. Вы можете назначить уникальный маркер для каждого пункта в списке.
Можно сделать уникальный маркер для каждого пункта
В нумерованном списке вы можете сбросить счетчик на любом пункте и начать нумерацию заново. Это делается через контекстное меню.
Начинаем новую нумерацию
Чтобы создать многоуровневый список, используйте кнопки «Уменьшить отступ» и «Увеличить отступ». Просто выделите нужные пункты и сдвигайте их влево-вправо.
Создание многоуровневого списка
Работа с таблицами
В меню есть вкладка «Таблица». Откройте ее и выберите пункт «Вставить таблицу». На появившейся сетке задайте количество столбцов и строк (максимум 20х20). Это ограничение действует только в момент создания таблицы. Позднее можно будет добавить еще строки и столбцы.
Теперь вы можете заполнять ячейки текстом и изображениями.
Если нужно создать еще строку или столбец, кликните правой кнопкой мыши по таблице и в контекстном меню выберите «Вставить».
Добавляем строки и столбцы
Вы можете создать новую строку выше или ниже выбранной ячейки, а новый столбец – правее или левее текущего.
Аналогичным способом удаляются ненужные элементы.
Удаляем строки и столбцы
Вы можете объединять несколько ячеек в одну. Для этого выделите их, вызовите контекстное меню в нажмите «Объединить ячейки». Отменяется действие тоже через меню.
Чтобы изменить размеры строки или столбца, наведите курсор на линию и перетащите ее в нужную сторону.
Если вы щелкните по ячейке, на панели инструментов появятся новые кнопки. С их помощью можно стилизовать таблицу, сделать ее более наглядной.
- Цвет фона закрашивает выбранные ячейки.
- Цвет границ задает цвет линий вокруг выбранных ячеек.
- Ширина границ меняет толщину (жирность) линий. Если выбрать 0 пт, границы вокруг ячеек станут невидимыми.
- Стиль меняет вид границ (прямая, пунктир, точки).
Вот так выглядят элементы форматирования таблицы:
Если выделить одну или несколько ячеек, в правом верхнем углу появится значок-стрелка. Он вызывает меню, в котором можно выделить определенные линии, а не все подряд.
Выделяем определенные линии
Через контекстное меню можно вызвать свойства таблицы.
Заходим в свойства таблицы
Здесь задается выравнивание, отступы, размеры ячеек и параметры линий-границ.
Окно свойств таблицы
Если выделить всю таблицу и нажать Del, вы удалите только содержимое ячеек. Избавиться от самой таблицы можно командой «Удалить таблицу» в контекстном меню.
Работа с диаграммами
Вы можете создавать в документе графики и диаграммы с помощью инструмента «Диаграмма», который находится во вкладке «Вставка».
На выбор дается 4 вида диаграмм:
- линейчатая;
- столбчатая;
- круговая;
- график.
Нажмите на «Из таблиц»
В Google Docs диаграммы обрабатываются с помощью внешнего приложения (тоже бесплатного), которое называется «Таблицы». Поэтому вместе с графиком сразу же создается отдельный файл – исходный документ для Google Таблиц. В него вы и будете вносить данные для таблицы.
Выделите созданный объект и нажмите «Открыть исходный документ» в верхнем правом углу.
Выделите созданный объект и нажмите «Открыть исходный документ» в верхнем правом углу
В самой таблице вы можете изменить названия строк и столбцов, добавить новые параметры и изменить значения существующих. Просто кликайте по ячейке в таблице и выписывайте нужные данные.
Заполняем необходимые данные
Внешний вид диаграммы изменяется через контекстное меню.
Изменяем внешний вид диаграммы
- Область диаграммы. Здесь задаем шрифт текста, цвет заливки и прозрачность.
- Название. Редактируем название, которое написано над графиком.
- Легенда. Внешний вид и расположение легенды.
Изменяем внешний вид легенды
- Ось. Названия и подписи осей, изменения размера области, на которой нарисован график.
- Серии. Внешний вид самих графиков, диаграмм и рядов данных.
Изменяем внешний вид самих графиков, диаграмм и рядов данных в Google Docs
- Стиль диаграммы. Меняет стиль. Вместо линейной можно сделать круговую, например.
- Изменить диаграмму. Еще больше параметров для настройки внешнего вида и алгоритма расчета диаграммы доступны в специальном редакторе. У него большие возможности.
Окно редактора диаграмм позволяет сделать тонкие настройки параметров (кнопка «Изменить диаграмму»)
Когда закончите настраивать диаграмму в «Таблицах», возвращайтесь в Google Docs и нажмите кнопку «Обновить», которая появится на графике.
Нажмите кнопку «Обновить»
Если нажмете кнопку «Удалить ссылку», диаграмма потеряет связь с данными и превратится в обычный рисунок.
Превращаем таблицу в обычный рисунок
Гораздо проще сначала создать диаграмму в Google Таблицах, а потом импортировать ее в документ. Для этого откройте раздел «Вставка», «Диаграмма» и нажмите «Из таблиц». Выберите таблицу и созданную в ней диаграмму, чтобы вставить ее в текст.
Выберите необходимую таблицу
Работа с рисунками
Рисунки – инструмент, с помощью которого можно создавать наглядные схемы и поясняющие майнд-карты, добавлять надписи и стрелки к изображениям. Это небольшой графический редактор внутри Google Docs.
Чтобы создать новый объект, откройте закладку «Вставка» и выберите пункт «Рисунок».
Нажмите пункт «Рисунок» и затем кнопку «Новый»
В открывшемся окне можно рисовать фигуры, писать текст и добавлять изображения.
Окно создания рисунка
- Выбрать. Позволяет выделить объекты, чтобы их перемещать, редактировать и удалять.
- Линия. Рисует прямые и кривые линии, стрелки и разделители.
Инструмент создания линий
Если выделить уже нарисованную линию, можно изменить ее толщину, цвет, стиль (сплошная, пунктир), добавить метки на концах (например, стрелки).
Созданные линии можно редактировать
- Фигура. Рисует геометрические фигуры, стрелки, выноски и математические символы. Заготовок очень много:
Внутри большинства фигур автоматически создается текстовое поле, в котором можно что-нибудь написать.
Внутри большинства фигур автоматически создается текстовое поле
- Текстовое поле. Создает область, в которой можно писать текст. Параметры текста задаются во вкладке «Дополнительно».
- Изображение. Загружает в редактор картинку. Можно использовать изображения c компьютера или Google Диска, сделать снимок с веб-камеры, указать URL или воспользоваться поиском.
- Действия. Вкладка с полезными инструментами: группировка, выравнивание, поворот, сохранение.
Здесь же есть инструмент WorAart, который создает текст с заливкой и контурами.
Кстати, в Google Docs установлен шрифт Impact. Знаете, что это значит? Правильно, здесь можно создавать мемы в пару кликов, чтобы оживить скучный контент. Загрузили картинку, добавили WordArt текст, сохранили. Очень удобно.
Добавляем текст к изображению
Если вы хотите сохранить рисунок на локальном диске, откройте «Действия», нажмите «Скачать» и выберите нужный формат.
Сохраняем рисунок в другом формате
Если рисунок нужен в самом документе, кликните по кнопке «Сохранить и закрыть» в правом верхнем углу.
Сохраняем рисунок в документе
Чтобы отредактировать уже созданный рисунок, выделите его и нажмите «Изменить».
Работа с формулами
Нет, это не те формулы, которые сами все считают. Это просто база символов, которые используют для написания математических формул.
Откройте раздел «Вставка» и выберите пункт «Формула».
Все, можно начинать писать.
Кликайте на нужный символ, и он появится в тексте
Некоторые символы просто вставляются в текст. В другие (например, квадратный корень или предел) нужно что-то вписывать. Ничего сложного.
Как отсканировать документы телефоном — 8 способов
Настройка стилей в Google Документах
Есть четкие требования к оформлению документов? Например, размер основного текста – 14 пунктов, шрифт Times New Roman. Заголовки – 18 пунктов, полужирные, тем же шрифтом.
Чтобы каждый раз не настраивать куски текста вручную, создайте стили текста: Google Docs будет по умолчанию применять оформление ко всем новым документам. Для этого выберите нужный стиль (например, заголовок) на панели инструментов и напишите что-нибудь.
Выбираем нужный стиль
Выделите текст и задайте нужные параметры. Укажите шрифт, размер, цвет, задайте междустрочный интервал, добавьте эффекты.
Задаем новые параметры
Не снимая выделение с текста, откройте список стилей и наведите курсор на нужный уровень заголовка. Появится стрелка, открывающая дополнительное меню.
Нажмите «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом».
Изменяем стиль нажав кнопку Обновить заголовок в соответствии с выбранным фрагментом
Теперь все заголовки в документе будут создаваться с указанными параметрами.
Если вы хотите, чтобы правило распространялось и на другие файлы, откройте список стилей. Выберите раздел «Настройки» и нажмите «Сохранить как стили по умолчанию».
Сохраняем как стили по умолчанию
Когда вы создадите новый документ, в нем уже будут доступны настроенные вами стили.
История изменений в Google Docs
Представьте ситуацию: вы неделю писали крутейший лонгрид, а затем удалили его часть. Потом добавили еще немного и вдруг решили, что прошлый вариант был все же лучше. Расстроились и пытаетесь вспомнить, что же там было? Зря.
Откройте меню «Файл» и нажмите «История версий».
В правом нижнем углу есть кнопка «Смотреть историю версий». Нажмите на нее.
Теперь нажмите на значок перевернутого треугольника:
Откроется огромная история версий документа. Вы можете выбрать любой этап и посмотреть, чем он отличается от текущего текста. Отсюда можно скопировать удаленные фрагменты или просто откатиться к нужной версии:
Можно восстановить любую версию
Полезные сервисы в Google Документах
Есть несколько полезных сервисов, которые могут облегчить вашу работу в Google Docs. Они запускаются во вкладке «Инструменты» в меню.
Статистика
Очень полезный инструмент для копирайтеров. Показывает краткую сводку данных о тексте: сколько написано страниц, слов, символов.
Статистика в Google Docs
Вызывается с помощью кнопки «Статистика» во вкладке «Инструменты» или сочетанием клавиш Ctrl+Shift+C.
Проверка правописания
Мало чем отличается от той, которая есть в MS Word. Вы запускаете проверку, система показывает все слова, которых нет в словаре, и предлагает варианты исправления.
Замена в Google Docs
Cловарный запас Google наверняка не содержит некоторых частоупотребляемых вами слов. Старайтесь постепенно добавлять в словарь термины, которых система не знает, и в итоге через пару месяцев получите идеальный проверки, настроенный под вас.
Автозамена
Открывается кнопкой «Настройки» во вкладке «Инструменты»:
Этот инструмент позволяет настроить замену одних символов и слов на другие.
Пример прост. На клавиатуре нет тире. Дефис есть, подчеркивание есть, а тире нет. Конечно, можно его ставить через Alt+0150Ю но это не очень удобно. Проще задать комбинацию символов (например 2 дефиса), которая будет автоматически заменяться на нужное тире.
Работать с инструментом просто. В левое поле пишете исходные символы, в правое – конечные.
Здесь же можно разрешить или запретить заменять прямые кавычки парными: стандартных для России «елочек» Google почему-то не знает. Но эта беда решается банальной автозаменой: “ и ” меняются на « и ».
Голосовой ввод
Сказочно удобный инструмент. Позволяет наконец-то дать глазам отдохнуть. Конечно, большие тексты с кучей сложных слов вы не надиктуете, но что-то простенькое – легко.
Робот хорошо распознает русскую речь и понимает команды «запятая», «точка», «новая строка», «абзац», «восклицательный знак», «вопросительный знак».
Запускается кнопкой «Голосовой ввод» в разделе «Инструменты» или комбинацией Ctrl+Shift+S.
Запускаем голосовой ввод
Когда значок с микрофоном красный, идет запись. Чтобы поставить на паузу, кликните по нему.
Включение и выключение голосового ввода
Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление
Эти вещи вряд ли пригодятся копирайтерам, но будут очень полезны при работе с рефератами, дипломами, технической документацией и книгами (почему бы и не написать книгу в Google Docs?).
Все функции доступны во вкладке «Вставка» в меню
- Номер страницы. Google дает 4 варианта размещения колонтитула на выбор:
- внизу;
- вверху;
- внизу, без первой страницы;
- вверху, без первой страницы.
По умолчанию номер находится в правом углу колонтитула, но вы можете переместить его куда угодно.
Номер страницы можно перенести куда угодно
- Сноска. Выделите слово и в разделе «Вставка» выберите пункт «Сноска» (либо нажмите Ctrl+Shift+F). В предложенном месте внизу страницы напишите комментарий.
Сноска в Google Docs
Чтобы убрать сноску, нужно удалять ее номер, а не поле внизу страницы.
- Колонтитул. Добавляет область (сверху или снизу), общую для всех страниц документа. Здесь можно указать информацию об авторе, самом документе, разместить ссылку и т.д. Сюда же помещается номер страницы, если вы его создали.
Редактируем нижний колонтитул
- Оглавление. Создает список всех заголовков в тексте. Каждый из них – гиперссылка, которая переносит читателя в нужное место.
Создаем интерактивное оглавление
21 бесплатный плагин для Google Документов, Таблиц и Презентаций
Как подключить новые шрифты в Google Docs
По неведомым причинам Google не разрешает подключать новые шрифты русскоязычным пользователям. Не всегда, но такое случается. Откройте список шрифтов. Там, где у всех людей находится кнопка «Другие шрифты», у вас может не быть ничего (если ваш язык по умолчанию не русский).
Набор шрифтов сильно ограничен
Но это не страшно: ограничение легко обойти. В меню «Файл» откройте вкладку «Язык» и выберите English. Не бойтесь, язык интерфейса не поменяется.
Теперь снова откройте список шрифтов – их станет больше раз в 5. И нужная кнопка «Другие шрифты» тоже появится. Нажмите на нее.
Нажимаем на эту кнопку
Отметьте нужные шрифты и нажмите «Ок», чтобы добавить их в ваш список.
Отмечаем нужные шрифты
Работать будут только те шрифты, что установлены на вашем компьютере.
И не переусердствуйте: лишние шрифты не нужны
Если вы захотите использовать проверку правописания, не забудьте переключить язык документа обратно на русский.
Настройки доступа в Google Документах
Небольшой пример, знакомый многим копирайтерам. Вы написали текст, отправили его клиенту. Он почитал и захотел что-то поменять. Набросал в конце документа список правок – выслал вам обратно. Вы переделали, и несчастный файл полетел через почту или Skype в третий раз. А ведь таких «перебрасываний» может быть не 2-3, а десятки. Это же жуть, как неудобно!
Собственно, именно в этом заключается главная фишка Google Docs. Каждый ваш документ – это отдельная страничка на сайте. Вам достаточно просто 1 раз отправить ссылку, и человек в любой момент сможет зайти и посмотреть, как продвигаются дела, написать комментарии или принять участие в работе.
При этом вы можете работать над файлом одновременно. Вы даже будете видеть, что делает коллега или клиент прямо сейчас.
Не беспокойтесь насчет конфиденциальности. Без вашего разрешения никто не сможет найти документ и прочитать его. Вы сами настраиваете уровни доступа для каждого человека. По умолчанию документ виден и доступен только создателю.
Доступ по ссылке
Самый простой способ показать кому-то свой Google документ – отправить ему ссылку. Для этого кликните по кнопке «Настройки доступа» в правом верхнем углу экрана.
Заходим в настройки доступа
Нажмите «Включить доступ по ссылке».
Включаем доступ по ссылке
Теперь вы можете выбрать один из 3 уровней доступа для пользователей, которые перешли по ссылке:
- Читатель. Документ можно только смотреть.
- Комментатор. Пользователи смогут оставить комментарии на полях или посоветовать правки, но самостоятельно менять содержание документа не смогут.
- Редактор. Каждый перешедший по ссылке может делать с документом что угодно.
Будьте осторожны с настройками совместного доступа
Теперь вы сможете скопировать ссылку и отправить ее кому угодно или разместить на сайте. Люди могут передавать эту ссылку по цепочке. Фактически, таким образом вы выкладываете документ в свободный доступ.
Удалить документ можете только вы. Даже если недоброжелатель сотрет все содержимое, вы всегда сможете восстановить текст через историю изменений.
Доступ определенным пользователям
Если вы хотите, чтобы вашу работу мог увидеть не кто попало, а только определенные люди, выдайте им личный доступ.
Вы можете отправить приглашение пользователям по почте и предоставить им один из 3 уровней доступа. Инвайтинг работает только с людьми, у которых есть учетная запись Gmail. Иначе говоря, вы можете дать индивидуальный доступ только человеку, у которого есть почтовый ящик в зоне @gmail.com.
Нажмите на кнопку «Настройки доступа» справа вверху. Введите email-адреса или имена (если они есть в вашей адресной книге) и выберите, какие права хотите предоставить этим людям.
Предоставляем доступ через email. Кликните по строке «Добавьте пользователей или группы»
Доступ к папке с файлами
Если вам нужно настроить доступ для группы файлов, а не для одного документа, проще всего делать это через Google Диск. Вам нужно собрать все файлы в папку, а затем настроить доступ для нее.
Выделите папку, вызовите контекстное меню и выберите пункт «Открыть доступ».
Принцип такой же, как и в Google Docs:
Совместная работа над документом
После того, как вы раздали доступы нужным пользователям, они могут приступать к работе. Те, кому разрешено только смотреть, ничего сделать не смогут. Те, кому разрешено редактировать вольны делать что угодно.
Но самая любопытная часть – это комментирование. Комментаторы не могут править текст самостоятельно, но могут давать советы.
Комментарии
Вы (и другие пользователи) можете писать заметки на полях. Для этого выделите фрагмент текста, вызовите контекстное меню и нажмите «Оставить комментарий». Или просто щелкните по значку, который появляется справа, как только вы что-то выделяете.
Здесь можно написать свое замечание по поводу фрагмента текста или добавить напоминание.
Так выглядит комментарий
Оставляйте небольшие напоминания, когда работаете самостоятельно – это очень удобно.
Чтобы убрать комментарий, кликните по галочке. Заметка отправится в архив.
Если нужно удалить комментарий бесследно, нажмите на кнопку в виде трех точек и выберите пункт «Удалить».
Чтобы посмотреть архив, кликните по кнопке «Комментарии» в правом верхнем углу.
Посоветовать правки
Очень интересная функция. Позволяет дописывать текст и удалять существующие фрагменты. При этом действие происходит не сразу, а с разрешения владельца.
Чтобы перейти в режим правок, выделите любое слово или предложение и выберите пункт «Предложить правки».
Переходим в режим правок
Теперь вы будете не редактировать текст, а советовать правки коллегам или самому себе, если работаете самостоятельно. Пользователи с уровнем доступа «Комментирование» всегда находятся в этом режиме.
Советы по правкам
На полях будут появляться комментарии с предложением одобрить или забраковать правки. Если дадите добро, изменения сразу вступят в силу.
Закладки
Закладка – это ссылка на определенное место в документе. С закладками не надо объяснять коллеге: «посмотри здесь на 12-ой странице раздел с инструкциями, я там кое-что изменил». Вместо этого сразу кидаете ссылку на нужное место.
Чтобы поставить закладку, выделите нужный фрагмент и нажмите «Вставка» → «Закладка».
Слева перед строкой появится голубой флажок. Нажмите на него, а затем на пункт «Ссылка». Теперь можно скопировать ссылку из адресной строки и отправить человеку, которому хотите показать документ. Он кликнет по ней и попадет в эту часть документа.
Интеграция с Google Keep
Google Keep – это сервис для заметок. Там можно оставлять напоминания по работе, хранить картинки или ссылки на важные статьи. Все эти заметки доступны при работе в Google Docs.
Чтобы открыть панель Google Keep, выделите какую-нибудь часть текста или изображение, нажмите правой кнопкой мыши на выделение и в контекстном меню откройте «Сохранить в Google Keep».
Теперь заметки будут перед глазами в правой части экрана
Каждую заметку можно вставить в основной текст. Для этого перетащите ее мышкой в нужное место или нажмите «Добавить в документ».
В пару кликов добавляем в статью картинки и текст
А можно сделать наоборот: создать заметку для Keep из документа. Выделите нужный фрагмент в документе, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Сохранить в блокнот Keep».
Создаем новую заметку из Docs
Это полезно, если надо сохранить для себя иллюстрации или ключевые моменты статьи.
Вспомнить всё: тестируем 6 условно бесплатных планировщиков задач
Плагины для Google Документов
Плагины делают жизнь проще. Они добавляют новые функции и меняют интерфейс. Обязательных и незаменимых дополнений нет, но есть довольно полезные.
Плагины можно поделить на 2 категории: для браузера и для самого сервиса. Первые устанавливаются через Интернет-магазин Google.
Плагины для Google Docs в интернет-магазине
Чтобы установить плагины для самого Google Docs, нужно нажать на эту кнопку:
Полное руководство по Google Docs: все, о чем вы не знали, но боялись спросить
Откроется платформа Google Workspace Marketplace:
Полное руководство по Google Docs: все, о чем вы не знали, но боялись спросить
Найдите в списке нужное и щелкните по нему, чтобы подключить. Оно привяжется к вашему аккаунту и будет работать на всех устройствах. Например, мы установили три дополнения:
Полное руководство по Google Docs: все, о чем вы не знали, но боялись спросить
Галерея шаблонов в Google Docs
В Google Docs есть заготовки документов для разных задач: рецепт, доклад, план совещания. В галерее они разделены по категориям: резюме, письма, личное, работа и образование. Шаблонов не так много, но если нужно быстро набросать формальный документ и не хочется изобретать колесо, удобно взять заготовку со стилями и структурой. Тем более, цвета, шрифты, иллюстрации вы сможете заменить на свои.
Шаблоны в категориях «Работа» и «Образование»
Чтобы выбрать шаблон и создать по нему документ, зайдите на главную страницу Google Docs. Если не видите вверху экрана галерею шаблонов, откройте Главное меню → Настройки и поставьте галочку напротив «Отображать недавние шаблоны на главных экранах», кликните «Ок».
Чтобы открыть всю коллекцию заготовок, нажмите «Галерея шаблонов» в правом верхнем углу.
По клику на шаблоне Google Docs создаст документ со структурой, стилями и демо-текстом
Галерею шаблонов можно открыть из любого файла Google Docs. Откройте меню «Файл», выберите пункт «Создать» → «Из шаблона».
Если вам регулярно нужно создавать документы с одинаковым оформлением и структурой, можете создать свою папку шаблонов и складывать туда копии контент-планов, техзаданий, чек-листов.
Быстрые клавиши в Google Docs
Когда зарабатываешь профессиональным созданием текстов и долгое время пользуешься редактором, быстро осознаешь всю прелесть и пользу быстрых клавиш. Они здорово экономят время. Если делаешь все на автомате, от содержания не отвлекаешься совсем.
Помимо «Ctrl + C» и «Ctrl + V» в Google Docs работает еще 140 быстрых клавиш. Вот десяток полезных сочетаний:
- Ctrl+k – вставить / изменить ссылку;
- Ctrl+f – поиск по документу;
- Ctrl+Alt+с – скопировать форматирование;
- Ctrl+Alt+v – вставить форматирование;
- Ctrl+a – выделить весь документ;
- Ctrl+Alt+цифры 1-6 – стиль заголовка;
- Ctrl+Shift+7 – нумерованный список;
- Ctrl+Shift+8 – маркированный список;
- Ctrl+Alt+m – добавить комментарий;
- Ctrl+Shift+f – скрыть меню.
Посмотреть все быстрые клавиши можно в справке по Google Docs.
Ответы на вопросы по Google Docs
За 2 года под статьей накопилось более 100 комментариев, часть из которых – ваши вопросы. Чтобы вам не пришлось искать ответы, мы решили собрать их здесь.
Нужно, чтобы слева была таблица, а справа от нее текст. Но я не нашла функцию «Обтекание» в настройках таблицы.
Функции обтекание действительно нет. Но можно добавить лишний столбец справа, объединить ячейки и убрать границы.
Возможно ли в «Гугл Документе» включить отображение непечатаемых символов: пробел, перенос каретки и т. д.?
В Google Docs эта функция не предусмотрена по умолчанию, но можно поставить дополнение Show, которое делает непечатаемые символы видимыми.
Как поставить короткое тире в «Гугл Документе»?
Это можно сделать двумя способами:
- Использовать сочетание клавиш Alt + 0150 для Windows или сочетание клавиш option + дефис для Mac OS.
- Поставить типографскую раскладку Бирмана и использовать сочетание: Правый Alt + Shift + клавиша «минус» в верхнем ряду.
Как поставить кавычки-елочки?
Самый простой способ – поставить раскладку Бирмана и использовать сочетания:
- для Windows: открывший – Alt + <, закрывающий Alt + >;
- для Mac OS: открывающий – option + Ж, закрывающий – shift + option + Ж.
Можно ли вставить в гугл-документ видеоплеер, например, трейлер на 2 минуты?
Нет, видео вставляются только в «Google Презентации». Возможный выход – конвертировать видео в gif.
Можно ли в договор, сделанный в Google Docs, вставить акцептор, то есть специальное окно, где можно поставить галочку, обозначая свое согласие с договором?
Это можно сделать через вставку спецсимволов: «Вставка» → «Специальные символы». Чтобы не искать по разделам, введите в строку поиска Ballot Box.
Как просматривать комментарии и отвечать на них с мобильного устройства?
Фрагменты с комментариями подсвечиваются бежевым. Кликните по такому тексту, внизу откроется комментарий. Там же можно ответить на него.
Как сделать заливку текста?
С помощью инструмента «Цвет фона текста» на панели инструментов.
Как сделать, чтобы прямая речь в диалогах не превращалась в список?
Нажимаем пункт меню «Инструменты» → «Настройки. ». В появившемся диалоговом окне убираем галочку напротив пункта «Автоматически распознавать списки», кликаем «ОК».
Чем Google Docs полезен для интернет-маркетологов
Пожалуй, проще ответить на вопрос, чем Google Docs не может быть полезен. В нем можно делать почти все, что и в MS Word: готовить статьи для блога, писать отчеты, составлять списки дел. Можно создать документ-корзину, в который вы будете скидывать все полезное, что нашли в интернете.
Встроенный графический редактор позволяет быстро клепать картинки с надписями: онлайн-редакторы мемов больше не нужны.
При этом вы защищены от типичных проблем в духе: «ой, я забыл сохранить», «завис комп – пропал файл», «умер жесткий диск и все проекты вместе с ним».
Google Docs избавляет вас от необходимости постоянно пересылать коллегам и клиентам кучу файлов. Отправили ссылку или инвайт, и все. Если кому-то непременно нужен docx- или pdf-документ, он сможет скачать его самостоятельно.
К тому же, сервис не требует установки. Все, что вам нужно – браузер и интернет. Вы можете открыть свои файлы на любом компьютере или телефоне, не таская с собой флешку. Главное – придумайте для Gmail-аккаунта пароль понадежнее.
Google Документы: вставка текстовых блоков и фигур
Google Docs имеет инструмент для рисования, который позволяет вставлять текстовые блоки и формы в документ. Это не обязательно для каждого документа, однако текстовые поля и формы могут быть использованы для выделения важных деталей в документе или для рациональной организации информации. Например, прямоугольники, линии и стрелки могут использоваться вместе для создания блок-схемы.
В этом уроке мы рассмотрим команды инструментов рисования, а также узнаем о том, как вставить рисунок или текстовый блок в документ. Вы также узнаете как отформатировать и изменить порядок текстовых блоков и фигур.
Об инструменте рисования
Для добавления текстового поля или формы в документ, необходимо работать с инструментами рисования. Они предлагает широкий выбор форм и стрелок, выноски и стили линий, которые легко настроить для ваших нужд. Например, вы можете создать схему с помощью формы и добавить текст к каждой форме, чтобы выделить важную информацию. Инструменты для рисования открываются в диалоговом окне документа, в котором вы будете создавать, форматировать, и редактировать текстовые поля и формы с помощью команды инструмента Рисунок.
1. Меню Действия предоставляет различные варианты редактирования для работы с документом, такие как вырезать, копировать и вставить. Также вы можете вращать и изменять порядок форм на чертеже.
Когда вы закончите свой рисунок, вы можете выбрать «Скачать как», чтобы сохранить его в другом формате изображения.
2. Отмена и Повторное действие. Если вы сделали ошибку или если вы хотите удалить предыдущее действие, вы можете отменить его.
Выберите Повторить, чтобы повторить удаленные изменения снова.
3. Команда Линия предлагает различные стили линий. Используйте основную линию, чтобы создать организационную схему, стрелку для разработки схемы, или ломаную линию, чтобы создать свою собственную графику.
4. Команда Фигуры предлагает различные формы, стрелки, выноски. Они могут быть изменены, повторно вставлены, и настроены в соответствии с текстом.
Чтобы создать фигуру, выберите стиль формы. Затем нажмите и удерживая, перетащите ее мышкой в область рисования, чтобы установить нужный размер.
5. Текстовое поле позволяет легко переместить или отделить текст в документе. В Документах Google вы можете настроить линии текстового поля, размер и цвет шрифта, цвет фона внутри текстового поля.
Чтобы создать текстовое поле, выберите команду текстовое поле. Затем нажмите, удерживая и перетащите его мышкой в область рисования, чтобы создать нужный размер.
6. Цвет заливки и линии. Заполните заливку или цвет линии для отображения цветовой палитры. Цвет заливки изменяет цвет фона формы или текстового поля, в то время как цвет линии изменяет цвет линии границы вокруг формы или текстового поля.
7. Команда Толщина линии. Выберите команду толщина линии чтобы сузить или расширить границы линии фигуры или текстового поля.
8. Команда Тип линии. Чтобы настроить границы формы или текстового поля, выберите команду Тип линии. Она предлагает разнообразные стили линий, такие как пунктир, сочетание тире и пунктирных линий.
9. Дополнительно. Если вы добавили текст в текстовом поле или в форму, вы можете использовать команды форматирования, чтобы изменить размер шрифта и цвет текста. У вас также есть возможность изменить стиль на жирный, курсив, подчеркивание.
10. Сохранить и закрыть. Когда вы закончите редактирование и ваш рисунок будет готов для добавления в документ, нажмите кнопку «Сохранить и Закрыть»..
Google Docs имеет автономную версию приложения Рисунок. Эта версия имеет больше возможностей, чем приложение оформления документов, в том числе возможность загружать свои собственные изображения в качестве части рисунка. Если вы хотите больше возможностей, вы можете использовать автономную версию, чтобы создать свой рисунок. Вы можете скачать рисунок в виде изображения на ваш Google диск и вставить его в свой документ.
Добавление формы
Вы можете добавить различные формы в документ, в том числе стрелки, выноски, площади, звезды и блок-схемы. Формы настраиваемые, вы можете добавить текст и изменить цвет фона и ширину линий. Вы найдете полезные формы для создания диаграмм и блок-схем, они могут добавить визуальную привлекательность к документу.
Чтобы вставить форму:
- Нажмите Вставка, а затем выберите Рисунок из выпадающего меню.
- Появится диалоговое окно Рисунок.
- Выберите команду рисования. Наведите курсор мыши на стили, а затем выберите нужную фигуру.
- Нажмите и удерживая перетащите мышку в область рисования, чтобы создать форму нужного размера.
- Отпустите мышку. Появится форма.
- При желании вы можете добавить больше форм. Когда вы закончите рисунок, нажмите кнопку Сохранить и Закрыть, чтобы вставить его в свой документ.
- Рисунок появится в документе.
- Если вы хотите изменить форму, перетащите удерживая границу изменения размера до нужного размера.
Чтобы удалить форму из документа, выделите ее и нажмите клавишу Backspace или Delete на клавиатуре.
Для повторного редактирования формы, выберите нужную форму и нажмите кнопку Изменить, которая появится ниже рисунка.
Добавление текстовых полей
Вы можете вставить текстовое поле в документ, чтобы привлечь внимание к определенному тексту для того чтобы легко перемещаться в тексте в документа. Текстовые поля аналогичны формам. Вы можете применить для них те же параметры форматирования, такие как изменение цвета фона и стиля линии.
Чтобы вставить текстовое поле:
- Нажмите Вставить, а затем выберите Рисунок из выпадающего меню. Появится диалоговое окно Рисунок.
- Нажмите команду Текстовое поле.
- Нажмите и удерживая перетащите мышку в область рисования, чтобы создать текстовое поле.
- Отпустите мышь. Появится редактируемое текстовое поле. Введите нужный текст в поле редактирования текста. Чтобы создать новую строку, нажмите Shift + Enter на клавиатуре.
- Когда Вы закончите, нажмите Сохранить и Закрыть. Текстовое окно появится в вашем документе.
Настройка текстовых блоков и фигур
Инструмент для рисования имеет различные линии и формы. Вы можете использовать Инструменты для форматирования текстового поля или формы. Вы также можете изменить размер и цвет шрифта, внутри текстового поля или фигуры, а также цвета фона и линий.
Чтобы отформатировать текстовое поле или форму:
- Выберите нужный текстовый блок или фигуру.
- Нажмите нужную команду форматирования чтобы изменить текстовое поле или форму.
- Форма будет отформатирована.
Чтобы добавить или отредактировать текст внутри текстового поля или фигуры, дважды щелкните на текстовое поле или фигуру, чтобы открыть окно редактирования текста.
Чтобы изменить порядок текстовых полей или форм:
Если форма перекрывает другую, Вам, возможно, потребуется изменить порядок, так, чтобы нужная форма была на переднем плане. Вы можете перенести форму на передний план или перенести ее на задний план. Если у вас есть несколько перекрывающихся объектов, вам необходимо будет использовать команды Перенесите вперед или Отправить назад чтобы добиться правильного расположения.
- Щелкните правой кнопкой мыши нужный текстовый блок или фигуру. Наведите курсор, а затем выберите вариант расположения.
- Установится правильный порядок фигур.
